Att flytta hem lönehanteringen från en extern leverantör går att göra utan att löneleveransen vacklar. Det kräver tre saker: en genomlysning innan beslutet fattas, rätt kompetens under själva övergången och en tydlig ägare av funktionen när projektet är slut.
Den vanligaste missen är att behandla flytten som en administrativ överlämning. Lönehantering är processer, avtalstolkningar, systemflöden och kunskap som sitter i huvudet på människor. Det mesta av det följer inte automatiskt med när ett avtal sägs upp.
Varför företag vill ta hem lönerna
Beslutet växer sällan fram ur en enskild händelse. Oftast handlar det om flera saker samtidigt:
- kostnaden känns hög i förhållande till vad som faktiskt levereras
- svarstiderna är för långa när chefer och medarbetare har frågor
- kvaliteten varierar och avvikelser upptäcks sent
- verksamheten vill komma åt sin lönedata snabbare för analys och uppföljning
- kunskapen om den egna löneprocessen har gradvis flyttat ut ur organisationen
Löneoutsourcing fungerar bra för vissa företag, särskilt när lönehanteringen är stabil och volymerna jämna. Men för bolag där förutsättningarna förändras och bolag som växer, byter kollektivavtal eller vill ha tätare koppling mellan lön, HR och ekonomi kan de upptäcka att upplägget inte längre passar. Om ni vill läsa mer om vad modellen innebär finns en genomgång på sidan om löneoutsourcing, och en separat artikel om vad löneoutsourcing kostar.
Börja med en genomlysning, inte med att säga upp avtalet
Innan ni fattar beslut behöver ni veta vad ni faktiskt har. Många företag som outsourcat lön under några år har tappat den detaljerade bilden av sin egen process.
En genomlysning bör täcka:
- Volymer och komplexitet. Antal löner, anställningsformer, kollektivavtal, skiftformer, rörliga ersättningar och förmåner.
- Vad leverantören gör och vad ni gör. Ofta ligger mer kvar internt än man tror. Attestflöden, avvikelserapportering och underlagsinsamling sköts i regel av verksamheten.
- Avvikelser och korrigeringar. Hur ofta blir det fel, var i kedjan uppstår felen och vad kostar de i tid.
- Systemstöd och integrationer. Vilket lönesystem används, vem äger licensen, hur ser flödet mot tidrapportering, HR-system och ekonomisystem ut.
- Kunskap som bara finns hos leverantören. Avtalstolkningar, specialregler och undantag som byggts upp över tid.
Den sista punkten är den som oftast underskattas. Om en särskild beräkning har gjorts på ett visst sätt i fem år utan att någon dokumenterat varför, är den kunskapen svår att återskapa.
Genomlysningen ger också något annat och det är ett realistiskt jämförelseunderlag. Ni ser vad den externa lösningen kostar totalt och vad en egen funktion skulle kräva i form av bemanning, system och tid.
Så såg det ut hos en kund inom detaljhandeln
Ett större företag inom detaljhandeln kontaktade Corplus via en samarbetspartner. De var missnöjda med sin outsourcade lönetjänst och ville ha en projektledare inom lön för att se över den befintliga lösningen.
Vår konsult gjorde en genomlysning av lösningen och såg över kostnaderna. Resultatet visade att outsourcinglösningen var dyr jämfört med att ha en egen lönefunktion. Uppdraget blev därefter att ta hem lönerna och sätta upp en lönefunktion internt. Eftersom Corplus har lönekonsulter med olika kompetenser inom löneområdet kunde vi bemanna projektet med rätt personer vid olika tidpunkter.
Det som gjorde skillnad var ordningsföljden. Kunden bad om en projektledare, men det första som behövdes var istället en analys och utan den hade beslutet fattats på en ofullständig bild.
Läs om hela caset: Rätt kompetens utifrån kundens behov.
Vilken kompetens behövs i vilket skede?
Ett insourcingprojekt inom lön har tre tydligt olika faser, och de kräver olika personer. Att försöka lösa alla tre med samma resurs är en vanlig orsak till att projekt drar ut på tiden.
Fasen där ni utreder
Här behövs någon som kan läsa en löneprocess utifrån och ställa obekväma frågor. Personen ska kunna bedöma kostnader, kvalitet och risk, och vara tillräckligt erfaren för att säga att en insourcing är fel väg om analysen pekar åt det hållet.
Det här är ofta ett kort uppdrag, några veckor upp till ett par månader.
Fasen där ni bygger
Nu ska processer utformas, systemet sättas upp, avtalstolkningar dokumenteras och rutiner skrivas. Den som leder arbetet behöver ha gjort det tidigare och veta var det brukar gå fel.
Parallellt behöver någon köra lönerna. Under övergången pågår drift och uppbyggnad samtidigt, och det är den mest ansträngda perioden i hela projektet.
Fasen där funktionen ska drivas
När processen står klar behövs en annan profil. Nu handlar det om stabil löpande leverans, utveckling av rutiner och att vara den som chefer vänder sig till. Det kan vara en anställd lönechef, en lönespecialist eller en kombination beroende på storlek.
Många företag rekryterar den här personen sent i projektet. Det finns dock goda skäl att göra tvärtom och ta in henne eller honom redan under uppbyggnaden, så att kunskapen byggs in i organisationen i stället för att överlämnas i efterhand.
Vanliga fallgropar vid övergången
Parallellperioden underskattas. Att köra dubbelt under en eller två månader kostar tid och pengar, men alternativet är att upptäcka fel först när lönerna redan betalats ut.
Historikdata följer inte med. Semesterskulder, ackumulerade saldon, sjukperioder och löneunderlag behöver flyttas i rätt format. Kontrollera tidigt vad ni har rätt att få ut och i vilket skick.
Avtalstolkningar saknar dokumentation. Be leverantören skriva ner hur särskilda regler hanterats. Gör det medan relationen fortfarande är god.
Personberoendet flyttar in i stället för att försvinna. Om all kunskap hamnar hos en enda person internt har ni bytt ut en sårbarhet mot en annan. Bygg in dokumentation och backup från början.
Tidpunkten väljs olyckligt. Ett skifte mitt i semesterårsskifte eller strax före årsskiftet skapar onödig risk. Lägg övergången i en lugnare period om det går.
Checklista inför övergången
- Genomlysning av nuvarande lösning är gjord och kostnaderna är jämförda
- Ni vet vilka delar som ska tas hem och vad som eventuellt ligger kvar externt
- Lönesystem är valt och ägarskapet för licensen är klarlagt
- Avtalstolkningar och specialregler är dokumenterade
- Historikdata är kartlagd och uttagsformat är bekräftat
- Parallellperiod är planerad och bemannad
- Det finns en namngiven ägare av funktionen efter projektet
- Tidpunkten undviker semesterårsskifte, årsskifte och andra toppar
Om ni samtidigt står inför ett systemval kan det vara värt att läsa om vad man bör tänka på när man ska byta lönesystem, och om hur löneprocessen hänger ihop steg för steg.
Vem äger lönefunktionen när projektet är klart?
Interimstödet fungerar som en bro under övergången. Målet är att organisationen efter avslutat insourcingprojekt ska kunna hantera lönearbetet på egen hand, med rätt bemanning, tydliga ansvarsområden och väl dokumenterade rutiner.
Ibland visar det sig under uppdragets gång att den som kom in tillfälligt är rätt person för ett längre ansvar. Hos en kund inom revisionsbranschen tillsatte vi en lönespecialist under en intensiv period. Konsulten satte sig snabbt in i arbetet och vann kundens förtroende och fick sedan överta lönechefens roll när denne gick på föräldraledighet. Kunden hade följt vår rekommendation att ta in någon med bredare erfarenhet än de först tänkt sig, vilket visade sig vara en bra lösning.
Läs caset: Behovet ändrades under resans gång.
Vanliga frågor
Hur tar man hem lönehanteringen från en extern leverantör?
Börja med en genomlysning av nuvarande lösning innan avtalet sägs upp. Bemanna sedan övergången med rätt kompetens i varje fas och utse tidigt en namngiven ägare av lönefunktionen efter projektet.
Vad ska en genomlysning av löneprocessen omfatta?
Genomlysningen bör täcka volymer och komplexitet, vad leverantören gör och vad ni gör själva, avvikelser och korrigeringar, systemstöd och integrationer samt kunskap som bara finns hos leverantören. Den ger också ett realistiskt underlag för att jämföra kostnaden för den externa lösningen med en egen funktion.
Vilken kompetens behövs när man bygger upp en egen lönefunktion?
Projektet har tre faser som kräver olika profiler. När ni utreder behövs någon som kan bedöma kostnader, kvalitet och risk. När ni bygger behövs någon som har byggt upp en lönefunktion tidigare, samtidigt som lönerna fortsätter att köras. När funktionen ska drivas behövs en lönechef eller lönespecialist som ansvarar för den löpande leveransen.
Varför behövs en parallellperiod vid övergången?
Under en parallellperiod körs lönerna i både den gamla och den nya lösningen, ofta under en eller två månader. Det kostar tid och pengar, men gör att fel upptäcks innan lönerna betalas ut.
När är det lämpligt att genomföra övergången?
Lägg övergången i en lugnare period om det går. Ett skifte mitt i semesterårsskiftet eller strax före årsskiftet skapar onödig risk.
Sammanfattning
Att ta hem lönehanteringen är ett förändringsprojekt. Gör genomlysningen först, bemanna varje fas med rätt kompetens och bestäm tidigt vem som ska äga funktionen efteråt. Då blir övergången en kontrollerad process i stället för en period där ni håller andan varje gång lönerna ska ut.
Funderar ni på att stärka upp lönefunktionen under en övergång? Vi på Corplus har interim lönekonsulter med erfarenhet av både genomlysning, uppbyggnad och löpande drift. Hör av er om ni vill bolla upplägget.
