Löneoutsourcing innebär att hela eller delar av lönehanteringen sköts av en extern partner. Det kan vara aktuellt när företaget vill minska personberoende, skapa bättre kontinuitet, frigöra tid internt eller säkra en mer stabil löneleverans. Samtidigt behöver ansvar, deadlines, underlag, rapportering och kvalitet vara tydligt definierade.
Funderar ni själva på att outsourca er lönehantering till en extern partner? Här beskriver vi just vad det kan innebära med löneoutsourcing. Vad är viktigt att tänka på? Och hur kan en implementation se ut?
Vid outsourcing lägger ett företag ut delar av sin verksamhet till ett annat företag, så kallad outsourcingpartner. Outsourcing kan bidra till en lägre kostnad och skapar en trygghet och stabil leverans enligt uppsatt överenskommelse. Vad är då viktigt att tänka på när det kommer till outsourcing av lönehantering?
Vad innebär löneoutsourcing?
Administration kring lön och att säkra rätt lön i rätt tid är en viktig del av ett företag och en förutsättning för att verksamheten ska rulla. Löneavdelningen är administrationstung och involverar många komplexa arbetsuppgifter. Företag ställer höga krav på effektivitet och kostnader, vilket innebär att fler väljer outsourcing av lön. Detta innebär att företaget kan frigöra värdefulla resurser till kärnverksamheten och hålla de löpande kostnaderna nere.
Genom löneoutsourcing kan företag frigöra värdefulla resurser till kärnverksamheten och hålla de löpande kostnaderna nere.
För många företag idag är löneadministrationen beroende av en eller ett fåtal personer. I lönevärlden händer det alltid mycket och det är tidskrävande att hålla sig uppdaterad gällande system, kollektivavtal, lagar och regler.
Det kan i dessa fall vara läge att välja en outsourcingpartner så det skapas en trygghet i leveransen då tjänsten levereras oavsett vid till exempel sjukdom, semester eller vakanser samt att outsourcingpartnern håller sig helt uppdaterad gällande system, kollektivavtal, lagar och regler. Hos en outsourcingpartner finns bred kompetens inom lön och kollektivavtal och de har varandra som bollplank i olika ärenden som kan uppstå. De har också erfarenhet och insikter från flera olika kunder som kan bidra.
Vad ingår i löneoutsourcing?
Vad som ingår i löneoutsourcing beror på företagets behov, lönesystem, kollektivavtal, rapporteringskrav och hur löneprocessen ser ut i dag. Därför är det viktigt att definiera uppdraget tydligt innan samarbetet startar.
Ofta kan löneoutsourcing omfatta:
- löneberedning och lönekörning
- hantering av fasta och rörliga löneunderlag
- kontroll av frånvaro, förmåner, avdrag och ersättningar
- semester, ledigheter och frånvarorapportering
- arbetsgivardeklaration och annan lönerapportering
- bokföringsunderlag och rapporter till ekonomi
- stöd vid årsskifte, semesterårsskifte och lönerevision
- löpande dialog kring deadlines, avvikelser och kvalitet
Det betyder inte att allt ansvar flyttas från företaget. Även vid outsourcing behöver arbetsgivaren ha kontroll över beslut, interna attestflöden, medarbetardata och underlag som påverkar lönen.
En bra outsourcinglösning bygger därför på tydliga roller mellan företaget, chefer, HR, ekonomi och lönepartnern.
Vad är viktigt att tänka på vid löneoutsourcing?
Innan beslut tas för löneoutsourcing är det viktigt att företaget inventerar sina nuvarande processer, avtalsvillkor och verkligen ställer sig frågan kring vad som fungerar bra och mindre bra. Är det någon särskild förändring som krävs för att nå uppsatta mål?
Nedan följer några tips på vad som är viktigt att tänka på och exempel på frågor att ställa inför en förfrågan till en potentiell outsourcingpartner:
Tänk på det här i samband med uppstart av en förfrågan till leverantörer:
- Utse en ansvarig kontaktperson/resurs på företaget till outsourcingpartnern
- Hur fungerar uppföljningen med outsourcingpartnern?
- Vilka fördelar och nackdelar finns för er som företag? Vilken kontroll vill ni fortsatt behålla?
- Vad innebär skräddarsydd och flexibel tjänst?
- Vem ”äger” databasen? Vad händer vid ett eventuellt avslut av avtalet?
- Vad ingår i det fasta priset? Vad debiteras på löpande räkning?
- Det är även viktigt att hantera förändringen inom din egen organisation, det vill säga informera om gällande deadlines vid till exempel tidrapportering då leveransen till outsourcingpartnern är skarpa och kan innebära merkostnader om de inte hålls.
Inför och under en offertpresentation är bra att börja med en genomgång av tjänstebeskrivningen och säkerställa dess innehåll. Dessa punkter är viktiga att tänka på i offertgenomgång med leverantörerna:
- Vilka rapporter ingår i leveransen? Vad behöver till exempel HR respektive ekonomi?
- Vad gäller kring hantering av pensioner?
- Hur ska hanteringen av bankfilen ske, ska det gå via företaget eller har outsourcingpartnern fullt mandat för att sigillera/attestera?
- Vad ingår gällande tid och reseräkningshantering? Eventuell granskning av reseräkningar?
- Vad gäller kring arbetsgivarintyg?
- Vilken flexibilitet finns det utrymme för kopplat till skarpa deadlines? Finns det en viss karenstid i uppstarten för att alla processer ska sätta sig?
- Hur arbetar partnern för att inte bli personberoende? Team/backup?
- Gällande support – gå igenom vilken förväntan som finns. Vilken typ av support ingår? Sker det via telefon, mejl eller ärendehanteringssystem?
- Vad behöver du som kund tänka på vid en hög omsättning av personalförändringar?
- Vad ingår gällande kalenderårsskiften?
- Vad ingår gällande semesterårsskifte?
- Vad ingår i samband med lönerevision och retroaktiv lönehantering?
Löneoutsourcing eller interim lönekonsult?
Löneoutsourcing och interim lönekonsult löser olika typer av behov. Båda kan skapa trygghet i lönefunktionen, men de passar i olika situationer.
Löneoutsourcing passar ofta när ni vill skapa en mer långsiktig och stabil modell för återkommande lönehantering. Det kan vara relevant när lönefunktionen är sårbar, när ni vill minska personberoende eller när ni vill frigöra tid internt genom att lägga ut delar av den löpande löneleveransen.
En interim lönekonsult passar bättre när ni behöver förstärka lönefunktionen under en period. Det kan till exempel handla om vakans, sjukfrånvaro, föräldraledighet, arbetstoppar, systembyte eller behov av specialistkompetens i ett förändringsarbete.
I vissa lägen kan lösningarna också kombineras. En interim lönekonsult kan hjälpa till att stabilisera nuläget, förbättra rutiner eller förbereda organisationen inför en framtida outsourcing.
Det viktiga är att börja med behovet:
- Behöver ni en långsiktig leveransmodell?
- Behöver ni tillfällig kapacitet i lönefunktionen?
- Behöver ni specialistkompetens under en förändring?
- Är löneprocessen tillräckligt tydlig för att lämnas över externt?
- Finns det interna resurser som kan äga kontakt, underlag och uppföljning?
Om behovet främst är löpande leverans och kontinuitet kan löneoutsourcing vara rätt väg. Om behovet är tillfällig förstärkning eller stöd nära verksamheten kan en interim lönekonsult vara mer träffsäker.
Hur implementeras löneoutsourcing?
Beroende på storleken på det företag som valt outsourcing kan det behövas en projektimplementation av förändringen där både kund och leverantör deltar i arbetet, projektets längd varierar och sker enligt överenskommelse.
Som kund är det viktigt att du arbetar fram en intern kommunikationsplan till företaget och samtliga medarbetare.
Nedan följer ett exempel på ett upplägg vid implementation av löneoutsourcing som genomförs tillsammans med utvald leverantör, detta kopplas ihop med överenskommen tjänstebeskrivning.
- Analys av nuvarande lönehantering, granska tidplan/checklista/produktionsplan, integrationer, utdata/underlag/rapporter.
- Kontroller gällande kollektivavtal, dess uppsättning inklusive gällande beräkningar.
- Genomgång gällande månadens återkommande underlag som sammanställs inför lönekörningen. Till exempel tidrapporter, reseräkningar och frånvarointyg.
- Samtliga underlag ligger sedan till grund för månadens löneberäkning som innefattar beräkning av bruttolön, förmåner och skatt. Återkommande data är till exempel månadslön, fasta tillägg, bilförmån och eventuella manuella justeringar som ska bearbetas.
- Genomgång av samtliga kontroller enligt förutbestämd checklista samt uppföljning på de beräkningar som skett manuellt och återkoppling mellan dig som kund och leverantör.
- När lönerna är klara så skapas lönespecifikationen för publicering till alla anställda samt det underlag som ska skickas vidare till olika intressenter hos er om kund. Exempel på utdatarapporter är bokföringsorder, semesterlöneskuld, kompskuld och arbetsgivardeklarationer.
Det finns många företag som erbjuder tjänster kring löneoutsourcing, så tänk på att ta god tid på er att följa upp och träffa flera möjliga intressanta leverantörer. Be att få referenser för att få en så samlad bild som möjligt.
Hör av dig till oss på Corplus om du är nyfiken på hur vi kan hjälpa dig! I vårt nätverk har vi vana projektledare och lönekonsulter som arbetat i uppdrag kring löneoutsourcing.
Vanliga frågor om löneoutsourcing
Vad betyder löneoutsourcing?
Löneoutsourcing innebär att hela eller delar av lönehanteringen sköts av en extern partner. Syftet är ofta att skapa bättre kontinuitet, minska sårbarhet och säkerställa en trygg löneleverans.
Vad ingår vanligtvis i löneoutsourcing?
Det kan till exempel ingå löneberedning, lönekörning, hantering av löneunderlag, kontroller, rapportering, arbetsgivardeklaration och stöd vid återkommande lönehändelser som årsskifte, semesterårsskifte och lönerevision.
Vad behöver företaget fortfarande ansvara för internt?
Företaget behöver ofta fortsatt äga beslut, attestflöden, medarbetardata, anställningsvillkor, interna underlag och uppföljning av samarbetet. En tydlig ansvarsfördelning är viktig för att outsourcing ska fungera bra.
När passar löneoutsourcing bäst?
Löneoutsourcing passar ofta när företaget vill skapa en stabil och långsiktig modell för lönehanteringen, minska personberoende eller frigöra tid från en funktion som är hårt belastad.
När är interim lönekonsult ett bättre alternativ?
En interim lönekonsult passar ofta bättre när behovet är tillfälligt, till exempel vid vakans, sjukfrånvaro, arbetstoppar, systembyte eller när lönefunktionen behöver specialiststöd under en begränsad period.
Kan löneoutsourcing och interim lönekonsult kombineras?
Ja, i vissa situationer kan de kombineras. En interim lönekonsult kan till exempel hjälpa till att stabilisera löneprocessen, skapa struktur och förbereda organisationen inför en outsourcinglösning.
Vill ni veta om löneoutsourcing är rätt väg för er?
Corplus hjälper er att reda ut vad som bör hanteras internt, vad som kan läggas ut och vilken lösning som skapar mest trygghet i lönefunktionen.
