Dags att byta lönesystem?

Lön

Dags att byta lönesystem? Tänk på det här

Dela artikel

Att alla företag behöver ett stabilt lönesystem är självklart. Som lönechef är det extra viktigt att ens team kan fokusera på rätt saker och säkerställa rätt lön i rätt tid. Dessutom ska det vara enkelt att följa löneproduktionen löpande.

Men ibland växer man som företag ur och behöver byta sitt befintliga lönesystem. Eller så drabbas man av att leverantören stänger ner den version man använder. Samtidigt ökar transaktionsflöden, komplexitet från centrala och lokala kollektivavtal samt krav på effektivitet och lönsamhet.

Men var börjar man då när man ska se över och eventuellt byta lönesystem? I denna steg för steg-lista ger vi våra bästa tips.

Byta lönesystem – här börjar du

Det första steget för att undersöka om det är aktuellt att byta lönesystem är att göra en nulägesanalys, även kallat förstudie.

Syftet med denna förstudie är att säkerställa om behovet finns och om det är genomförbart. Att genomföra en förstudie kräver hög noggrannhet. Detta för att ha ett bra underlag som ger en större chans att fatta ett bra beslut.

Vid implementering av ett nytt lönesystem eller en översyn av det befintliga lönesystemet är det viktigt att se över vilken stöttning ni kan få av vald systemleverantör i form av support och utbildning.

Nulägesanalys/Förstudie:

Förstudien i samband med att byte av lönesystem ska redogöra hela verksamhetens löneprocess och hur den fungerar här och nu, det vill säga aktuellt dagsläge. Underlaget ska identifiera styrkor, svagheter och möjligheter samt ge en överblick/kartbild över integrationer med tillhörande försystem.

Förstudien innehåller en översyn av det befintliga lönesystemet för att kunna jämföra verkligheten mot de behov som senare tas upp i kravspecifikationen. Det är först därefter det går att jämföra nuvarande lönesystem med andra eventuellt nya system.

Tips på frågor i denna fas är:

  • Hur ser löneprocessen ut?
  • Vad är det som fungerar bra?
  • Vad är det som fungerar mindre bra?

Referensgrupp/intressenter:

Vilka intressenter finns i och inför ett eventuellt byte av lönesystem?

En referensgrupp är av varierad storlek och olika beroende på dess inriktning. I referensgruppen involveras medarbetare/intressenter som ska arbeta fram vilka förväntningar som finns. De medarbetare som arbetar i systemet är huvudintressenter men det är viktigt att även tänka på de intressenter som är mottagare av till exempel rapporter och utdata från lönesystemet samt de som förvaltar systemet och de som har det tekniska ansvaret.

Krav på det nya lönesystemet?

Kravspecifikationen bör helst redogöra kraven på detaljnivå från intressenterna. Kraven ska prioriteras utifrån hur viktiga de är. Är det ett skall-, bör- eller ett önskemålskrav?

Förstudien/nulägesanalysen kan ligga till grund för kravspecifikationen. Vad händer i löneprocessen och vilka krav och behov finns i de olika delarna från de olika intressenterna?

Om verksamheten står inför förändring bör kravspecifikationen innehålla förslag på nya krav för att skapa delaktighet i förändringen.

För att inte riskera att missa några delar kan det vara en god idé att dela upp kravspecifikationen utifrån de områden som går att identifiera i er verksamhet. Detta för att bena ut krav som inte alltid framgår i genomgången av det löpande arbetet med löneprocessen men likväl är viktiga.

Kravspecifikationen ska redogöra kraven i hela löneprocessen med alla dess olika delar.

Kravspecifikationen bör sedan ligga till grund för kontakt med nya eventuella systemleverantörer.

Nedan följer några exempel på områden/delar till en kravspecifikation vid byte av lönesystem:

  • Ekonomi
  • HR
  • Säkerhet
  • Lön
  • IT
  • Integrationer

Återkoppling från leverantörer

Vad förväntar du dig för återkoppling från leverantörerna? Tydliga instruktioner i kravspecifikationen hjälper dig som kund att kunna samla ihop återkopplingen/svaren på ett bra sätt. Leverantörerna vill gärna visa sitt lönesystem, be om en tidig genomgång/demonstration av de olika lönesystemen.

Lösningsförslag i svar på kravspecifikationen

Lösningsförslaget beskriver förslag på nya lönesystem utifrån analys av nuläget och kravspecifikationen. Granska och genomför en jämförelse av det befintliga lönesystemet och eventuellt nya.

Be systemleverantörer om referenser från befintliga kunder som har likvärdiga behov och gärna inom samma bransch.

Lönsamheten i byte av lönesystem

En lönsamhetsanalys redogör vilken effekt ett byte av lönesystem kan ha på verksamheten. Detta genom exempelvis ökad kvalitet, ekonomisk vinning, effektivisering och digitalisering.

För att lyckas är det även viktigt att skapa en ”Vi-känsla” och känna partnerskap med leverantören. Det är viktigt att skapa en trygg och långsiktig relation där leverantören guidar och är aktivt drivande för att ni som kund ska känna att ni använder ert valda lönesystem/ tjänster på bästa sätt.

Lycka till i valet av ert nya lönesystem!

 

Nyfiken på ett samarbete?

Vi ses gärna för att prata mer om hur vi tillsammans kan utveckla ett strategiskt samarbete med fokus på interimslösningar och förändringsprojekt inom ekonomi, HR och lön.

Kontakta oss