När ekonomifunktionen är hårt belastad eller behöver utvecklas snabbt är det vanligt att två alternativ kommer upp: outsourcing av ekonomi eller interim förstärkning. Båda kan vara rätt i olika lägen, men de löser inte samma problem.
Det avgörande är därför inte vilket alternativ som låter mest effektivt på pappret. Det avgörande är vad verksamheten faktiskt behöver just nu.
I korthet
Outsourcing passar ofta bäst när behovet handlar om återkommande processer och en tydligt avgränsad leverans. Interim förstärkning passar oftare när ni behöver ledning, specialistkompetens, förändringskraft eller snabb kapacitet inne i den egna funktionen.
Vad innebär outsourcing av ekonomi?
Outsourcing av ekonomi innebär i grunden att en extern part tar ansvar för vissa återkommande delar av ekonomiarbetet. Syftet är ofta att skapa effektivitet, minska sårbarhet eller frigöra tid internt.
Det är vanligt att företag börjar fundera på outsourcing när:
- den interna funktionen är liten och sårbar
- processerna är tidskrävande
- verksamheten vill fokusera mer på kärnaffären
- det finns behov av mer kontinuitet i vissa delar av leveransen
För att outsourcing ska fungera bra behöver processer, ansvar, kontaktvägar och förväntningar vara tydliga.
Vad innebär interim förstärkning i ekonomifunktionen?
Interim förstärkning innebär att ni tar in en konsult som agerar inne i organisationen under en avgränsad period. Det kan handla om en interim ekonomikonsult, ekonomichef, controller eller annan profil beroende på just ert behov.
Det här upplägget blir ofta aktuellt när:
- någon behöver ta ansvar från dag ett
- ekonomifunktionen går igenom förändring
- ledningen behöver mer analys eller styrning
- ett team behöver förstärkas/avlastas utan att tappa fart
- ett projekt, systembyte eller annat initiativ kräver extra kapacitet
En stor skillnad mot outsourcing är att interimstödet blir en del av den dagliga verkligheten i funktionen och arbetar närmare verksamheten.
När passar outsourcing bättre?
Outsourcing är ofta ett mer relevant alternativ när behovet är stabilt, återkommande och tydligt avgränsat. Det kan vara rätt väg om man främst vill skapa en annan leveransmodell för vissa processer över tid.
Det brukar fungera bäst när:
- arbetsflödena är väl definierade
- ansvarsfördelningen går att beskriva tydligt
- verksamheten efterfrågar kontinuitet i en återkommande leverans
- behovet handlar mer om process än om intern förändringsledning
När passar interim förstärkning bättre?
Interim förstärkning är ofta mer träffsäkert när utmaningen sitter i ledning, förändring, kapacitetsbrist eller behov av intern utveckling.
Det gäller särskilt när:
- en nyckelperson har slutat eller är frånvarande
- ekonomifunktionen behöver stabiliseras snabbt
- verksamheten växer eller förändras
- teamet behöver ledning eller specialistkompetens
- det krävs någon som kan fatta beslut och driva arbetet framåt på plats
I sådana lägen är det sällan nog att bara lägga ut en leverans. Då behöver någon också kunna förstå nuläget, arbeta nära verksamheten och aktivt/operativt bidra i själva förflyttningen.
Risker med att välja fel upplägg
Om man väljer outsourcing när behovet egentligen handlar om intern ledning eller förändring finns risken att grundproblemet blir kvar. Om man väljer interim när behovet egentligen är en långsiktig extern leveransmodell kan lösningen bli onödigt kortsiktig.
Några vanliga tecken på att fel modell valts är:
- otydligt ägarskap i ekonomifunktionen
- förväntningar som inte matchar uppdraget
- att tempo och kvalitet fortfarande inte räcker till
- att ledningen fortfarande saknar rätt beslutsunderlag
Checklista inför beslutet: outsourcing eller interim förstärkning?
Innan ni väljer väg kan det vara klokt att först ringa in vilken typ av behov ni faktiskt står inför.
Är utmaningen främst att säkra en stabil leverans i vardagen, eller handlar det om att få in rätt kompetens för att leda, förändra och skapa struktur i ett mer komplext läge?
Den här checklistan kan hjälpa er att göra en första bedömning.
Markera det alternativ som bäst beskriver er situation:
- Vårt behov är återkommande, förutsägbart och processdrivet.
Vårt behov är tillfälligt, föränderligt eller affärskritiskt. - Vi behöver framför allt stabil leverans och kontinuitet i ekonomiarbetet.
Vi behöver också ledning, styrning eller förändringskraft. - Arbetet kan utföras med tydliga gränssnitt och viss distans till organisationen.
Arbetet behöver ske tätt integrerat med team, ledning och verksamhet. - Vår största utmaning handlar främst om kapacitet i det löpande arbetet.
Vår största utmaning handlar om kompetens, struktur eller att hantera ett mer komplext läge. - Det viktigaste för oss är att skapa en långsiktigt hållbar modell.
Det viktigaste för oss är att snabbt lösa ett akut eller affärskritiskt behov.
Så kan ni tolka resultatet
Om ni oftast känner igen er i det första alternativet pekar det mot att outsourcing sannolikt är den mest träffsäkra lösningen. Då handlar behovet ofta om kontinuitet, effektivitet och en hållbar struktur för återkommande ekonomiprocesser.
Om ni oftast känner igen er i det andra alternativet talar det mer för interim förstärkning. Det är vanligt när behovet är mer situationsstyrt och när ni behöver erfaren kompetens nära verksamheten för att leda, stabilisera eller driva förändring.
Om svaren är jämnt fördelade kan det vara ett tecken på att ni behöver en kombination av båda. I många lägen är det mest effektiva att först ta in interim kompetens för att skapa riktning och struktur, och därefter outsourca utvalda delar av ekonomiarbetet.
Sammanfattning
Outsourcing av ekonomi och interim förstärkning är två olika sätt att möta behov i ekonomifunktionen. Outsourcing passar ofta bättre när uppgiften är tydligt avgränsad och återkommande. Interim passar oftare bättre när ni behöver stärka upp funktionen med rätt kompetens, ledning eller kapacitet i ett specifikt läge.
Om ni vill bolla vilket upplägg som bäst matchar ert nuläge kan Corplus hjälpa till att reda ut behovet och nästa steg.
