När digitalisering, automatisering och AI omformar roller i snabb takt blir bristen på helhetsbild en risk. Många verksamheter vet inte exakt vilken kompetens de har, vad som saknas, eller hur de ska använda den potential som redan finns. Kunskap sitter i huvuden och i olika system, och när nyckelpersoner försvinner blir luckorna plötsligt tydliga.
En kompetensinventering skapar en överblick över vilka kunskaper och erfarenheter som finns i verksamheten just nu. Den gör det möjligt att se hela organisationens styrkor, erfarenheter och utvecklingsbehov, och att agera innan kompetensbristen blir akut. När tempot är högt eller resurserna begränsade kan en interim HR-konsult stötta arbetet och korta vägen från analys till handling. På Corplus ser vi hur företag som arbetar systematiskt med kompetensinventering står bättre rustade inför förändring.
I den här artikeln går vi igenom vad en kompetensinventering innebär och hur du går från analys till handling.
Vad är en kompetensinventering?
En kompetensinventering är en systematisk genomgång av vilka kompetenser som finns i organisationen idag. Det innebär att samla in data om allt från utbildning, erfarenhet och certifieringar till mjukare värden som samarbetsförmåga, problemlösning och ledarskap. Men framför allt handlar det om förståelse. Om att se människors styrkor, potential och utvecklingsområden, inte bara deras befattningar.
En väl genomförd inventering följs av en kompetenskartläggning, där nuläget jämförs med behoven, för att synliggöra gap och prioritera åtgärder. När detta görs rätt blir det startpunkten för en strategisk kompetensplanering, där du kan fatta bättre beslut om rekrytering, utveckling och resursfördelning.
Varför behöver du göra en kompetensinventering?
Kompetensbehoven förändras snabbare än någonsin. Digitalisering, AI och nya regelverk ställer krav på både spårbarhet och flexibilitet. Utan en uppdaterad bild av organisationens kompetens är det svårt att planera långsiktigt, eller reagera snabbt när omvärlden förändras. Med rätt struktur blir arbetet inte bara en kartläggning, utan grunden för långsiktig kompetensförsörjning.
En aktuell kompetensinventering ger dig:
- Kontroll: Du ser var kompetensen finns – och var den saknas.
- Underlag för beslut: Du kan prioritera insatser och välja rätt åtgärder.
- Engagemang: Medarbetarna får möjlighet att synliggöra sina styrkor och utvecklingsmål.
Resultatet? En tydlig riktning, högre motivation och bättre förutsättningar att nå strategiska mål.
Vilken information bör du samla in för en kompetensinventering?
En effektiv kompetensinventering bygger på att du samlar in rätt typ av information. Här är exempel på vad som bör ingå:
- Formell kompetens: utbildning, certifieringar, språk, systemkunskap och yrkeserfarenhet.
- Funktionell kompetens: specifika färdigheter kopplade till rollen, branschkunskap, tekniska kunskaper.
- Beteendemässig kompetens: samarbetsförmåga, problemlösning, ledarskap, kommunikation och anpassningsförmåga.
- Utvecklingspotential: vilja och förmåga att ta sig an nya roller, lärandeattityd och drivkrafter.
- Nyckelkompetenser: de kompetenser och roller som är mest kritiska för verksamhetens mål.
- Riskfaktorer: pensionsavgångar, personalomsättning, sårbarhet i nyckelroller.
- Kompetensanvändning: vilka kunskaper används aktivt idag och vilka är outnyttjade resurser?
Genom att kombinera hårda fakta med mjukare värden får du en mer komplett bild av både nuläge och potential. Validera gärna uppgifterna genom chefsdialoger eller kollegiala bedömningar för att säkerställa tillförlitligheten. När du vet vilken information som behövs kan du börja med själva inventeringen.
Så gör du en kompetensinventering – steg för steg
1. Sätt syftet och avgränsning
Vad ska inventeringen svara på – täcka vakanser, utveckla teamet, säkra framtida behov?
2. Identifiera roller och kompetensområden
Kartlägg vilka roller som ska ingå och definiera vilka kompetenser som är mest affärskritiska.
3. Samla in data
Använd både kvantitativa och kvalitativa källor:
– HR-system, CV, utbildningsregister
– Medarbetarsamtal och självskattning
– Chefers bedömningar och teamworkshops
4. Strukturera informationen
Samla allt i en gemensam struktur, t.ex. kompetensmatris eller digitalt verktyg. Det gör det enklare att jämföra och uppdatera över tid.
5. Analysera nuläget
Se mönster, styrkor och luckor. Identifiera nyckelroller med hög risknivå (som exempelvis kan vara beroende av enstaka personer).
6. Jämför med framtida behov
Knyt analysen till affärsplan och strategiska mål – vilka kompetenser behöver stärkas inom 6–24 månader?
7. Sätt prioriteringar och åtgärder
Besluta vad som ska göras: rekrytera, vidareutbilda, omfördela eller tillfälligt stärka med interimkompetens.
8. Kommunicera och förankra
Dela resultaten internt, visa på vinsterna och skapa engagemang. Involvera både chefer och medarbetare.
9. Följ upp och uppdatera
En inventering är färskvara – bygg in en rutin för kvartalsvis eller årlig uppdatering.
Det är här inventeringen går från att vara ett dokument till att bli ett verkligt beslutsunderlag och en del av företagets långsiktiga kompetensarbete. När du fått överblick över nuläget är nästa steg att omsätta resultaten i praktiken.
Från kartläggning till handling
En kompetensinventering är bara värdefull om den leder till beslut. Därför bör du direkt efter analysen ta nästa steg och omsätta resultaten i en konkret kompetensförsörjningsplan.
Fundera på:
- Vilka roller behöver förstärkas?
- Vilka medarbetare kan utvecklas internt genom riktad kompetensutveckling?
Behöver ni tillfälligt stärka HR– eller ledningskompetensen för att driva förändringen framåt?
Mät att ni är på rätt väg
När ni har gått från analys till konkreta åtgärder handlar nästa steg om att följa upp, inte bara för att mäta resultat, utan för att lära och justera längs vägen. En kompetensinventering blir riktigt värdefull först när den används som ett levande underlag för beslut.
Titta på indikatorer som visar hur väl ni lyckas förvalta och utveckla er kompetensbas:
– Täckningsgrad per kritisk roll (kompetens jämfört med behov)
– Antal identifierade och åtgärdade gap
– Tid till första åtgärd efter genomförd analys
– Andel medarbetare med uppdaterad utvecklingsplan
– Risknivå för nyckelroller utifrån successionsplanering
Genom att följa upp kontinuerligt blir inventeringen en del av ert lärande, inte ett enstaka projekt. Det är då den verkliga nyttan uppstår och ni ser mätbara effekter av ert arbete och kan styra kompetensförsörjningen med fakta i stället för magkänsla.
Kompetensinventering som investering
Att inventera kompetens är så mycket mer än bara en administrativ uppgift, det är en investering i företagets framtida konkurrenskraft. Du får en gemensam bild av nuläget, en tydlig riktning framåt och en möjlighet att använda kompetensen på ett smartare sätt.
Men kanske viktigast av allt: du skapar en kultur där lärande, kompetensutveckling och delaktighet blir en naturlig del av vardagen.
Ta nästa steg och skapa en stark grund för framtidens kompetensförsörjning
Att säkra rätt kompetens handlar sällan om att bara täcka ett behov här och nu. Det handlar om att bygga en stabil grund som bär verksamheten framåt, även när förutsättningarna förändras.
På Corplus hjälper vi dig att se helheten. Våra interim HR-konsulter och projektledare har lång erfarenhet av att identifiera kompetensgap, driva förändringsarbete och skapa engagemang i hela organisationen. De vet hur man omsätter kartläggning till handling och hur man får med sig människor på vägen.
Vi tror på partnerskap snarare än punktinsatser. Därför arbetar vi alltid nära dig, med hjärta, kompetens och engagemang som ledstjärna. Ibland handlar det om att snabbt stärka HR-teamet under en förändringsfas, ibland om att skapa långsiktiga strukturer för framtidens kompetensförsörjning.
Vill du ta nästa steg? Kontakta oss på Corplus – tillsammans bygger vi den kompetens som säkrar din verksamhets framtid.
