När en medarbetare är frånvarande på grund av föräldraledighet, sjukdom eller tillfällig vård av barn påverkas lön, ersättning och administration på olika sätt. För chef, HR och lön är kärnfrågan densamma: vem betalar vad, när gäller det och hur behöver frånvaron hanteras i lönekörningen?
I korthet gäller att ersättning vid föräldraledighet och VAB i grunden kommer från Försäkringskassan, medan arbetsgivaren står för sjuklön under delar av sjukperioden. Samtidigt kan kollektivavtal påverka den totala ersättningen, och fel hantering kan få konsekvenser för lön, skatt, pension och medarbetarupplevelse.
Vad gäller vid föräldraledighet?
När en anställd blir förälder har hen enligt lag rätt att vara ledig. För arbetsgivaren är det viktigt att skilja på rätt till ledighet och rätt till lön: föräldraledighet betyder inte att man har rätt till lön från arbetsgivaren, utan ersättningen kommer från Försäkringskassan i form av föräldrapenning.
Föräldrapenning är grunden
- Baseras på den anställdes sjukpenninggrundande inkomst, SGI
- Kan tas ut i olika nivåer: 100 %, 75 %, 50 %, 25 % och 12,5 %
- Gäller i 480 dagar per barn, som delas mellan vårdnadshavarna
- Viss del är reserverad för varje förälder (”mammamånad/pappamånad”)
Vad betalar arbetsgivaren?
- Enligt lag: ingen lön under föräldraledighet
- Enligt många kollektivavtal: föräldralön eller föräldratillägg
Exempel som ofta förekommer i kollektivavtal:
- 10 % av lönen i upp till 180 dagar
- Gäller ofta om du varit anställd en viss tid innan ledigheten
- Kräver ofta ansökan från den anställde
Praktiska konsekvenser för chef, HR och lön
- Den anställde måste ansöka om föräldraledighet minst två månader i förväg
- Arbetsgivaren får inte neka ledighet, men kan ha synpunkter på planeringen
- Efter 120 dagars ledighet upphör semesterintjänande enligt semesterlagen
- Vissa perioder kan kombineras med deltidsarbete, vilket påverkar lön och föräldrapenning
Det är också viktigt att löneteamet har koll på hur frånvaron rapporteras, hur kollektivavtalets föräldralön ska tillämpas och hur semester ska beräknas under ledigheten.
Vad gäller vid sjukdom?
Vid sjukdom ser ersättningen annorlunda ut än vid föräldraledighet och VAB. Här behöver chef, HR och lön ha tydlig kontroll över både tidsgränser och ansvarsfördelning mellan arbetsgivare och Försäkringskassan.
Så fungerar ersättningen i praktiken
| Dag | Ersättning | Vem betalar? |
| Dag 1 | Karensavdrag | Arbetsgivaren |
| Dag 2-14 | Sjuklön (ca 80 % av lönen) | Arbetsgivaren |
| Dag 15-90 | Sjukpenning (ca 80 % av SGI) | Försäkringskassan |
| Dag 91+ | Förlängd sjukpenning (ev. komplettering via avtal) | Försäkringskassan + ev. arbetsgivare |
Viktiga detaljer att ha koll på
- Karensavdrag görs på första sjukdagen och är ett fast belopp baserat på genomsnittlig veckoersättning
- Efter 7 dagar krävs läkarintyg för att få fortsatt ersättning
- Sjukpenning kräver att den anställde ansöker hos Försäkringskassan
- Många kollektivavtal innehåller sjuklön eller sjukpension som komplement
Chefens ansvar
- Följa upp frånvaro
- Ha rehabiliteringssamtal om sjukfrånvaron blir långvarig
- Samverka med HR och Försäkringskassan
Vad gäller vid VAB?
När barn blir sjuka behöver föräldrar ibland stanna hemma. Det regleras i lagen om tillfällig föräldrapenning och påverkar samtidigt lönehanteringen.
Grundregler
- Gäller barn under 12 år, eller upp till 16 år vid särskilda skäl
- Max 120 dagar per barn och år
- Ersättning betalas av Försäkringskassan, inte arbetsgivaren
- Ersättningen är knappt 80 % av SGI
- VAB kan tas ut i delar: 25 %, 50 %, 75 % och 100 %
Viktigt för HR och lön
- Arbetsgivaren ska inte betala lön vid VAB
- Den anställde ska meddela frånvaro direkt, men behöver inte ansöka via arbetsgivaren
- Felaktig rapportering kan leda till dubbel ersättning eller avdrag
Löneteamet bör också säkerställa att frånvaron VAB är tydligt separerad från sjukfrånvaro, att det finns rutiner för hur anställda rapporterar och att eventuella anpassningar görs för deltidsanställda.
Hur påverkar frånvaron lönekörningen?
När frånvaro inte hanteras rätt kan det få stora konsekvenser i lönekörningen. Det handlar inte bara om rätt ersättning vid rätt tidpunkt, utan också om att säkra kvalitet i hela hanteringen.
Konsekvenserna kan bli:
- Fel lön
- Fel skatteunderlag
- Felaktiga pensionsinbetalningar
- Missnöjda medarbetare
- Risk för lagbrott
Frågorna hänger ofta nära ihop med den övergripande löneprocessen och hur ansvar för rapportering, kontroll och uppföljning är fördelat mellan chef, HR och lön.
Sammanfattning: vem betalar vad?
| Typ av frånvaro | Lön från arbetsgivaren? | Ersättning från Försäkringskassan? | Kollektivavtalsersättning? |
| Föräldraledighet | Nej | Ja, föräldrapenning | Ja, ofta föräldralön/tillägg |
| Sjukdom dag 1 | Nej (karensavdrag) | Nej | Nej |
| Sjukdom dag 2-14 | Ja, ca 80 % (sjuklön) | Nej | Ja, ibland extra sjuklön |
| Sjukdom från dag 15 | Nej | Ja, sjukpenning | Ja, ofta komplettering |
| VAB | Nej | Ja, tillfällig föräldrapenning | Nej |
Det här bör chef, HR och lön ha på plats
För att hantera frånvaro tryggt och korrekt behöver organisationen ha:
- Tydliga interna rutiner
- Korrekt kodning i lönesystemet
- Bra samverkan mellan chef, HR och lön
- Information till medarbetare om vad som gäller
- Checklistor för chefer och HR för olika typer av frånvaro
- Regelbundna uppdateringar i lönesystemet, både vad gäller koder, avtal och SGI-beräkning
Genom att ha koll på reglerna och skapa bra interna rutiner stärker ni både tilliten till lön och tryggheten för medarbetarna.
