Efter en sommar med välförtjänt vila är det dags att ladda om – inte minst för löneavdelningen. Under årets sista kvartal väntar både hög arbetsbelastning och viktiga deadlines. Nu är därför rätt tid att se över rutiner, identifiera förbättringsmöjligheter och planera smart för att slippa panik i december.
I den här artikeln får du inspiration, konkreta förslag och en checklista för att rusta din lönefunktion inför en intensiv men kontrollerad avslutning på året.
Starta med en höstrevision – vad fungerade i sommar?
Semestermånaderna sätter ofta rutinerna på prov: vikarier, fördröjda attesteringar, sena underlag… Börja därför hösten med en snabb utvärdering för att ta reda på:
- Höll tidplanerna under semestern?
- Vilka manuella moment tog för mycket tid?
- Vilka rutiner saknades eller var otydliga?
En retrospektiv workshop i teamet kan vara guld värd för att förbättra lönehanteringen inför Q4.
Planera för Q4 – och undvik lönestressen i december
Årets sista kvartal innehåller flera viktiga deadlines – både interna och externa. En lönekalender som tydligt anger dessa skapar trygghet och minskar risken för misstag. Här är några viktiga hållpunkter för löneavdelningen att hålla koll på inför sista kvartalet:
- Oktober – Sammanställning av Q3-data, löneavstämningar, förberedelser inför årsavslut
- November – Semesterskulder, kontroll av engångsbelopp, internt budgetstöd
- December – Skattejusteringar, slutlön, bonusutbetalningar, årsstatistik
Lägg gärna in påminnelser och interna deadlines redan nu – särskilt om många chefer ska attestera i tid.
Digitala verktyg och automatisering för löner – är ni uppdaterade?
Många organisationer står fortfarande med onödigt manuella processer kring deras lönehantering. För att se om det finns sätt att automatisera, förbättra och effektivisera er nuvarande lönehanteringen kan ni passa på att:
- Inventera era system: Har ni automatiserat det ni kan?
- Se över integrationer med t.ex. tidrapportering och HR-system
- Säkerställ att personalen har rätt behörigheter och uppdaterad systemkunskap
Detta är också ett utmärkt tillfälle att boka in systemgenomgångar eller interna utbildningar.
Samverkan med HR, ekonomi och chefer
Lönehantering är ingen isolerad ö – ni är en nyckelspelare i flera interna processer. Tydliggör kontaktvägar, ägarskap och ansvarsfördelning gentemot:
- HR: vid nyanställningar, sjukfrånvaro och ledigheter
- Ekonomi: inför bokslut, budgetunderlag och pensionsavsättningar
- Chefer: för attesteringar, kontroll av avvikelser och kommunikation kring lönerevisioner
En enkel kommunikationsplan internt kan förebygga missförstånd och sena ändringar.
Checklista: Är ni redo för lönehösten?
Här är en snabbcheck att bocka av inför hösten:
Process & planering
- Q3-avstämning och erfarenhetsgenomgång genomförd
- Uppdaterad lönekalender för Q4 delad internt
- Interna deadlines för chefer och HR kommunicerade
Teknik & system
- Systemgenomgång bokad eller genomförd
- Behörigheter och integrationer kontrollerade
- Manuella moment identifierade och förbättrade
- Har ni en dokumenterad manuell rutin för att hantera en kritisk lönekörning om ert primära lönesystem skulle gå ner?
Kommunikation & samverkan
- Avtal och rutiner för nyanställningar och avslut uppdaterade
- Tydlig ansvarsfördelning mellan lön–HR–ekonomi
- Frågor från chefer besvarade eller förtydligade i förväg
- Finns en uppdaterad lista med akuta kontaktuppgifter till er systemleverantörs support?
- Vem i teamet är primär backup för vem vid eventuell sjukdom? Är alla behörigheter på plats?
Avslutningsvis…
En förberedd lönefunktion är inte bara effektiv – den skapar också trygghet för hela organisationen. Att ha koll på kalendern, våga förbättra processer och kommunicera tydligt kan göra hela skillnaden under årets mest hektiska månader.
Så – är ni redo för hösten? Om ni tror att det finns något vi på Corplus kan hjälpa till med är ni självklart mer än välkomna att kontakta oss.
